Hoe houd je als HR professional het hoofd koel?
Door de krapte op de arbeidsmarkt, personeelstekorten, de werkdruk op de vloer, hoog verzuim en allerlei andere redenen kan het in deze tijden een uitdaging zijn om als (HR) professional het hoofd koel te houden. Daarom vond ik het hoog tijd om met verschillende experts uit het HR vak in gesprek te gaan. Hoe houden zij het hoofd koel in deze bijzondere tijden?
De HR specialisten
Voor deze blog ben ik met drie HR specialisten in gesprek geweest. Ik stel ze graag kort aan je voor: Hanneke Bongaarts is zelfstandig ondernemer en onder andere inzetbaar voor interim opdrachten als HR Business Partner. Daarnaast sprak ik Hellen van der Starre, werkzaam als HR manager in de installatiesector. Tot slot ging ik in gesprek met Judith Hamers, senior HR adviseur in het onderwijs. Een mooie mix van professionals, werkzaam in verschillende sectoren, die vanuit hun eigen ervaring en perspectief kennis delen hoe de rust te bewaren op het werk.
Wat verstaan zij onder ‘het hoofd koel houden’?
Om jezelf onder werktijd niet gek te laten maken, zijn er een aantal dingen van belang. Zo oppert Hanneke te zorgen voor een uitlaatklep buiten je werk, zodat je voldoende momenten hebt om je hoofd leeg te maken. Dit doet zij zelf door meerdere keren per week te sporten en dan niet bereikbaar te zijn. Het hoofd koel houden gebeurt niet alleen onder werktijd, juist ook daarbuiten.
Hellen geeft aan dat er kansen liggen om te accepteren dat het HR vak niet altijd leuk is. De verwachting hebben dat alles in je werk leuk moet zijn, leidt per definitie tot stress.
Tot slot vult Judith aan dat het hoofd koel houden voor haar betekent dat ze in de kolkende rivier, een dynamische werkomgeving, innerlijke rust ervaart zonder slapeloze nachten door het werk. Oftewel balans en rust ervaren ondanks wat er op het werk allemaal op je af komt.
Uitdagende situaties
Als HR professional krijgen we de nodige uitdagingen voor onze kiezen. Denk daarbij aan alle ballen die hoog gehouden moeten worden, waarbij het ingewikkeld kan zijn om hulp in te schakelen. Zeker als HR generalist worden veel taken als leuk ervaren, waardoor het aangeven van ondersteuningsbehoefte moeilijk kan zijn.
Wat er in de praktijk nogal eens gebeurt, is dat HR professionals zich laten leiden door wat de organisatie wil in plaats van dat ze de koers varen vanuit hun expertise in het HR vak. In praktijk komt het daardoor regelmatig voor dat er taken op je bord komen, die hier helemaal niet horen te liggen. Of je wordt bijvoorbeeld wel gevraagd om een advies uit te brengen en vervolgens niet gehoord. Gevolg kan dan zijn dat je voelt dat er niet de juiste vaarroute gekozen wordt en dat kan stress (en extra werk) opleveren.
Vanuit jouw rol kan het gebeuren dat je verleid wordt op de stoel van een leidinggevende te gaan zitten. Het bewaken van de grens van je verantwoordelijkheid kan onnodig ingewikkelde situaties voorkomen. Het helpt om je bewust te zijn wanneer je moet adviseren, wanneer je mag adviseren en wanneer je er vooral niets van hoeft te vinden.
In de praktijk komt het regelmatig voor dat het niet voor iedereen helder is wat HR doet, waardoor de verwachtingen niet op één lijn liggen. Het bewaken van je rolzuiverheid, dat wat er van jou in deze rol verwacht wordt, kun je om het hoofd koel te houden beter niet vergeten op te helderen.
“Je wilt niet de speelbal van het management worden onder het mom ‘HR lost het wel op’.”
Dealen met stressvolle situaties op het werk
Hanneke geeft aan dat ze als zelfstandig ondernemer goed haar balans bewaakt. Zo maakt ze aan de voorkant bewuste keuzes of ze een opdracht wel of niet accepteert. Een opdracht die niet past qua tijd of met een inhoud waar ze minder warm voor loopt, wijst ze af. Op deze manier blijft ze waken voor een goede werk-privé balans.
Ook Hellen beaamt het belang van een goede werk-privé balans. Als mens is dat essentieel, juist om je werk goed uit te kunnen blijven voeren.
Judith vult aan dat het helpt om de verantwoordelijkheid te leggen waar hij hoort: ‘wat is van mij en wat is van de ander?’ Ook wijst ze erop dat gezonde spanning helemaal niet erg is en erbij hoort. Pas als je de lat voor jezelf te hoog gaat leggen, kan het voor ongezonde stress zorgen.
Vitaliteit als speerpunt
Ervoor zorgen dat je zowel fysiek als mentaal fit blijft, zorgt ervoor dat je je weerbaarder voelt als er stress speelt op het werk. Dit kun je doen door gezond te eten en voldoende te bewegen. Juist in een beroep waarin je veel zit, denkt en praat is het van belang ook mentaal voor jezelf te zorgen.
Kom uit je hoofd door bijvoorbeeld een heerlijke wandeling te maken in de natuur. Hellen geeft aan dat ze van ‘doordenderen’ geen betere adviseur wordt. Organisaties willen vaak snel en als bevlogen medewerker kun je daarin meegetrokken worden. Balans houden als mens, een stap terug doen om het overzicht te krijgen en dan pas tot actie overgaan, zijn allemaal manieren om te vertragen. Dat is niet altijd prettig voor betrokkenen, maar wel belangrijk voor het resultaat.
Werkgevers kunnen met betrekking tot vitaliteit ondersteunen door bijvoorbeeld zit-sta bureaus te faciliteren en ruimte te geven voor sociale contacten met collega’s op kantoor.
Binnen de onderwijsinstelling waar Judith werkzaam is, is één van de belangrijke pijlers het onderwerp vitaliteit. Speerpunt is het faciliteren van gedragsverandering door de focus te leggen op mindset in plaats van bijvoorbeeld fruit aan te bieden op het werk. Dit is misschien niet de snelste, maar wél een duurzame weg om een omgeving te realiseren waarin mensen zich kwetsbaar durven en willen opstellen.
Stick to the plan en zorg voor structuur
De dames zijn het er alle drie over eens: structuur en overzicht houden helpen de rust te bewaren. Dit kan op verschillende manieren, waarbij onder andere de volgende voorbeelden en tips aan bod komen:
Hanneke oppert slimmer te werken door bijvoorbeeld HR processen te automatiseren waar mogelijk. Er zijn volop tools beschikbaar die dit mogelijk maken. Volgens Hellen is het belangrijk dat je je aan je plan houdt, zodat er geen eindeloos lange to do lijstjes ontstaan. Ook voor het afhandelen van je to do lijst kun je ruimte reserveren in je agenda. Uitstellen werkt in ieder geval niet, dus voer het gewoon uit. Vaak valt het dan achteraf zelfs mee. Een goede voorbereiding van gesprekken is voor Judith vanzelfsprekend, net als het afstemmen wie welke rol pakt tijdens een gesprek. Houd grip op je agenda door deze niet te vol te plannen.
Waar krijg je energie van
Als HR professional kun je simpelweg niet alles leuk vinden en goed kunnen. Als je weet van welke taken je energie krijgt en van welke niet, is het makkelijker te bepalen wat je zou kunnen uitbesteden of delegeren. Maak bijvoorbeeld een overzicht van al je lopende zaken om inzicht te krijgen in taken die wel bij jou belegd zijn, maar niet bij jouw rol horen.
Hanneke vergelijkt de HR professional met een huisarts: ze vinden veel interessant en zijn generalistisch inzetbaar. Je kunt alleen niet van alle onderwerpen alles weten, onmogelijk. Daarom kun je, net als een huisarts, experts inzetten. Wees niet te bang om hulp te vragen bij taken waar je minder energie van krijgt door het bijvoorbeeld uit te besteden of te delegeren aan een collega. Denk als voorbeeld aan ziekteverzuim; het opmaken van een business case kan verheldering geven om een besluit te nemen of ‘we het zelf gaan doen of uitbesteden’ als er sprake is van hoog verzuim.
Ken jezelf en reflecteer met regelmaat. In de organisatie waar Judith werkzaam is, werd invulling gegeven aan ‘ken jezelf’ door iedereen een DISC analyse te laten maken en vanuit deze analyse met elkaar in gesprek te gaan over ieders gebruiksaanwijzingen. Ooit ben je aan je huidige baan begonnen vanuit bepaalde drijfveren. Hoe staat het daar nu mee? Dit is naast het weten waar je energie van krijgt of wat energie kost, nét zo belangrijk om bij stil te staan.
Als HR professional gedij je in de ene organisatie beter dan in de andere. Als je weet wat voor type organisatie, wat voor cultuur of type medewerkers bij jou passen, is de kans dat jij je hoofd koel weet te houden ook groter. Je zit dan namelijk beter op je plek.
Het goede voorbeeld
Het goed organiseren van HR is bedrijfskundig gezien van groot belang, geeft Hellen aan. Anders kan personeel een ‘dure pot’ worden. Daarnaast is het geven van het goede voorbeeld noodzakelijk. Altijd werken of altijd bereikbaar zijn (tijdens het weekend of vakanties) valt niet onder het goede voorbeeld. Dit is niet alleen voor jezelf als mens belangrijk, want ook organisaties hebben er baat bij.
‘Practice what you preach.’
Maak dingen bespreekbaar als iets niet goed voelt. Een probleem is dan niet per se opgelost, maar het helpt wel om te relativeren en keuzes te maken. Hellen geeft aan dat een vleugje humor kan helpen om meer ‘los te laten’.
Het hoofd koel houden kan op vele manieren is gebleken uit de prachtige gesprekken die ik heb gevoerd. Bijzondere tijden op de arbeidsmarkt, hectiek, verzuim of werkdruk zullen als je het mij vraagt in meer of mindere mate aanwezig blijven. Wat ik zo bijzonder vond aan de gesprekken, is dat de antwoorden, inspiratie en tips niet eens gericht waren op de omstandigheden. Vanuit je eigen kracht, vanuit de goede werkplek en met een goede rolinvulling, kun je invloed pakken om het hoofd koel te houden als HR professional. Dat is nog eens een mooi inzicht om mee af te sluiten!