Prioriteiten stellen

Het overzicht op je werk is met regelmaat ver te zoeken, waardoor jij je suf rent en vooral hard werkt om alles bij te benen. Wat nu als ik je vertel dat het mogelijk is om meer overzicht te krijgen en daardoor meer rust in je hoofd? Dat klinkt je vast en zeker als muziek in de oren

Op je werk hoor je regelmatig; je zult prioriteiten moeten stellen. Ook binnen je team komt deze opmerking geregeld voorbij. Prioriteiten stellen, oftewel de belangrijke zaken eerst doen. Door dit op een goede manier te doen, zorg je ervoor dat je overzicht realiseert en handelt op basis van wat daadwerkelijk belangrijk is. Een essentieel onderwerp wat mij betreft om je werk goed te organiseren, zodat jij niet meer als een kip zonder kop de waan van de dag jouw agenda laat bepalen. Daarom vertel ik je in deze blog alles over dit onderwerp mét uiteraard praktische tips hoe jij hier in de praktijk een kei in kunt worden.

Waarom prioriteiten stellen belangrijk is wanneer je stress ervaart

Wanneer je prioriteiten kunt stellen, heb je je zaken beter op orde. Het zorgt voor meer overzicht, is een prettigere manier van werken en voorkomt dat je stress krijgt. Als je constant de waan van de dag je agenda laat bepalen, ben je vooral veel aan het rennen. Doodmoe word je daar van. Zitten er dan geen nadelen aan? Natuurlijk wel. Het vraagt iets van je om op deze manier te werken. Je hebt discipline nodig om hier aandacht aan te (blijven) besteden. Toch zul je merken dat er vooral voordelen aan kleven, die je helpen om grip te houden op je takenlijst in plaats van dat je takenlijst met jou aan de haal gaat.

Het Eisenhower Model

Hieronder zie je het model van Eisenhower, ook wel de Eisenhower matrix of de tijdmanagementmatrix genoemd. Dit schema stelt twee vragen:

1. Hoe belangrijk is de taak?
2. Hoe urgent is de taak?

Als je antwoord hebt gegeven op beide bovenstaande vragen, kom je uit in één van de vier kwadranten.

Kwadrant 1:
Taken die belangrijk zijn én urgent, oftewel dringend.
In dit kwadrant bevinden zich de taken die je zou kunnen bestempelen als crisis of probleem. Denk bijvoorbeeld aan het behalen van een deadline, een grote klant die direct hulp nodig heeft bij een escalatie of het bellen van je klant omdat een kandidaat ziek is. In dit kwadrant worden regelmatig brandjes geblust. Waak ervoor dat dit kwadrant niet teveel gevuld wordt, want hier ben je aan het sprinten. Niet erg voor even, maar daar wil je geen gewoonte van maken. Het is prima om zo’n 5% van je taken in dit kwadrant te hebben. Is dat bij jou meer? Dan is het interessant dat eens te onderzoeken.

Kwadrant 2:
Taken die belangrijk zijn, maar niet urgent
Taken die wel belangrijk zijn, maar waar geen bloed uit loopt kun je in kwadrant 2 plaatsen. Denk hierbij aan het maken van een gave vacaturetekst, het maken van een strategisch plan voor je team of het inplannen van de ontwikkelgesprekken met je medewerkers. Het helpt je om deze taken met voldoende tijd in te plannen. Als je dit op een juiste manier uitvoert, dan voorkom je dat taken (die eigenlijk hier thuishoren) verplaatsen naar het eerste kwadrant. Als je namelijk maar lang genoeg wacht, wordt alles urgent. Idealiter zit het overgrote deel van je taken (zo’n 95%) in dit kwadrant.

Kwadrant 3:
Taken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent
Ben jij die persoon die zich verantwoordelijk voelt en ervoor zorgt dat die taken überhaupt uitgevoerd worden? Heb jij het liefste alle touwtjes in eigen handen, omdat je dan zeker weet dat het ten minste goed gebeurt? Tsja, niet heel praktisch. Op deze manier maak je het jezelf onnodig druk. Waarom zou je die medewerker in jouw team niet die contracten aan laten maken? Ze is hartstikke nauwkeurig en jij kunt je tijd wel anders benutten. Die andere collega kan heel goed werken in Prezi en daarom is zij de aangewezen persoon om die presentatie te maken van het project dat je net afgerond hebt. In dit kwadrant zitten de taken die je prima kunt delegeren aan één van je collega’s. Die vragen die jij structureel oppakt, omdat ze nu eenmaal bij jou op tafel gelegd worden, zijn hiermee verleden tijd.

Kwadrant 4:
Taken die niet belangrijk zijn én niet urgent.
Zit jij tijdens het werken met regelmaat op je telefoon door facebook te scrollen? Is de pauze toch wat uitgelopen, omdat je gezellig bent blijven kletsen bij een collega? Kijk jij de hele dag door of er nog een mail binnen gekomen is? Dit soort taken kun je elimineren en je zult merken dat het ademruimte geeft. Mocht die ene collega jou regelmatig van het werk houden met verhalen waar je niets aan hebt of niet relevant zijn voor het werk? Dan kun je deze ook in dit blok categoriseren . Het is zonde als je gedurende je (werk)dag je kostbare tijd aan dit soort taken besteedt. Zeker als je doelen hebt om te bereiken, een deadline om te halen of simpelweg lekker je werkdag door wilt komen. Weg dus met deze taken door ze te elimineren.

En nu?

Als je tot hier gekomen bent met lezen, weet je inmiddels wat het Eisenhower model is én hoe hij in de praktijk werkt. Nieuwsgierig geworden, de meerwaarde ervan ingezien en sta je te popelen om het model toe te passen? Dan kun je de volgende stappen zetten:

1. Meet drie dagen lang hoeveel tijd je kwijt bent met taken die in de vier kwadranten horen. Het kan interessant zijn om vooraf een schatting te maken en na deze drie dagen meten te kijken of je in de juiste richting zat. Je zou zomaar eens verrast kunnen worden door het verschil…
2. Maak een overzicht met taken die je nu uitvoert, maar best zou kunnen delegeren. Wie zouden er geschikt zijn om die taak van je over te nemen? Is het nodig dat je ze daarbij helpt? Denk bijvoorbeeld aan het maken van een rapportage voor je klant of het invullen van documenten van nieuwe medewerkers. Het principe voordoen – samen doen – zelf doen kan daarbij goed helpen om taken goed over te dragen.
3. Maak een planning voor je week. Welke doelen heb jij deze week? Denk daarbij niet alleen aan het aantal vacatures die je in moet vullen, want je vervult meerdere rollen. Wat zijn de doelen die je per rol wilt behalen? Op die manier krijg je meer grip op je (werk)week. Blik aan het einde van deze week eens terug. Wat is er goed gegaan? Wat kon er beter?

Ik hoor het al, je slaakt een zucht van verlichting. Er is een tijdperk aangebroken van meer grip op je week en daardoor meer rust. Deze manier van werken zal je helpen je stress terug te dringen of zelfs voorkomen dat je (teveel) stress gaat ervaren. Nu mag je nog steeds hard werken, maar wel aan dingen die je daadwerkelijk wat opleveren. Have fun!